In der letzten Ausgabe unseres kleinen, aber feinen Webinarguides haben wir ausführlich erklärt, wie Sie am besten ein Webinar planen und strukturieren. Nun soll es darum gehen, wie Sie ein Webinar durchführen und so gestalten, dass es die besten Kunden für Sie produziert.

Sie können diesen Beitrag auch als Podcast hören:

Versetzen Sie sich in die Lage der Interessenten

Es gibt jede Menge Webinare, die moderne Kaffeefahrten sind. Das hatten wir bereits besprochen und deshalb auch empfohlen, das Wort „Webinar“ zu vermeiden. Wenn Sie möglichst viele potenzielle Interessenten in Ihrem Online-Workshop haben möchten, dann sollten Sie darauf achten, dass Sie sehr deutlich machen, dass er keine Verkaufsveranstaltung ist, sondern wertvollen Inhalt bietet. Eventuell kündigen Sie schon bei der Einladung an, dass es Arbeitsblätter zum Herunterladen und Mitarbeiten gibt. Und vielleicht möchten Sie auch eine Aufzeichnung ankündigen oder sogar die benutzen Folien zur Verfügung stellen.

Das alles kann jeder bekommen, der sich mit Namen und E-Mail-Adresse angemeldet hat. Wichtig ist, dass Sie die E-Mail-Adresse bekommen, denn in vielen Fällen ist es notwendig, die Interessenten später an den Termin zu erinnern.

Der optimale Anmeldeprozess

Es hat sich bewährt, eine Anmeldeseite zu gestalten, die alle Informationen zum Webinar deutlich macht, die Inhalte ankündigt und den Referenten vorstellt. Eventuell erklären Sie auch noch die Arbeitsmittel, die Sie zur Verfügung stellen, und welche Lernergebnisse die Teilnehmer erwarten können. Das Webinar sollte vom Interessenten als kostenlose Informationsveranstaltung gesehen werden, die eine passende Lösung zu einem seiner wichtigsten Probleme in Aussicht stellt.

Der leere Saal ist der Albtraum des Künstlers

Unsere schnelllebige Welt bringt viele Störungen und Ablenkungen mit sich. Da ist es ganz häufig an der Tagesordnung, dass wir bestimmte Dinge, die wir uns vorgenommen haben, nicht zum geplanten Moment umsetzen können. Deshalb werden einige Interessenten, die sich angemeldet haben, nicht am Webinar teilnehmen.

Erfahrene Marketing-Fachleute wissen, dass eine Rate von 50% „No-Show“ durchaus üblich ist. Rechnen Sie also damit, dass etwa die Hälfte der angemeldeten Personen nicht live am Webinar teilnehmen wird.

Damit Sie die Rate der Teilnehmer möglichst hoch halten können, planen Sie von Beginn an eine Serie von Erinnerungen ein. Wenn Ihr Webinar am Abend stattfindet, sollten Sie morgens eine Erinnerung versenden. Weniger mit dem gestreckten Zeigefinger, aber freundlich und nett. Hier ein Textvorschlag:

„Guten Morgen, Vorname Nachname,

Heute Abend ist es soweit: Wir werden eine Stunde gemeinsam damit verbringen, die hohe Kunst des Rosenzüchtens ausführlich miteinander zu besprechen. Auf dem Plan stehen unterschiedlichen Strategien zur Düngung und zum Schutz vor lästigen Schädlingen sowie Pilzbefall. Ich habe in der letzten Zeit einige überraschende Entdeckungen gemacht, und ich freue mich schon darauf, diese mit Ihnen zu teilen.

Wir sehen uns heute Abend um 17 Uhr live im Online-Seminar.

Ihr X Y

PS: Bitte seien Sie pünktlich, weil erfahrungsgemäß die Plätze schnell vergeben sind und wir lediglich xxx Leitungen freigeschaltet haben.“

Und um sicher zu gehen, senden Sie noch eine Nachricht etwa 15 Minuten vor Beginn:

„Hallo, Vorname Nachname,

In 15 Minuten starten wir. Ich bin schon im virtuellen Seminarraum und ehrlich gesagt ein wenig aufgeregt. Irgendwie wird man das nie los. Aber vielleicht ist es auch gut so, ein wenig Lampenfieber zu haben, weil dann keine Langeweile aufkommt.

Also bis gleich. Ich warte auf Sie!

Ihr X Y“

Selbstverständlich können Sie hier noch einmal als Service den Link zum Webinarraum angeben und eventuell auch den Link zum Download der Arbeitsmaterialien.

Wie Sie professionell ein Webinar durchführen

Jetzt wird es ernst. Ein Webinar ist wie eine Live-Sendung. Alles, was gesagt wird, ist für immer in der Welt. Fehler passieren. Aber wer will schon drastische Fehler machen? Die Wahrheit ist, dass niemand perfekt ist. Und das macht uns auch sympathisch. Aber ganz sicher will niemand unvorbereitet oder unprofessionell erscheinen. Deshalb hier ein Webinarguide in Form eines Countdowns.

Eine Stunde vor dem Webinar

Sie melden sich als Moderator im Webinarraum an. Achten Sie darauf, dass der Raum zu diesem Zeitpunkt nur für Moderatoren „offen“ ist und richten Sie ihn so ein, dass alle Teilnehmer noch draußen warten müssen. Schließlich wollen Sie die Generalprobe nicht vor Publikum machen.

Wenn es eines Ihrer ersten Webinare ist, haben Sie einen erfahrenen Co-Moderator dabei. Seine Aufgabe wird es sein, im Hintergrund den Chat im Auge zu behalten und Ihnen die besten Fragen zuzuspielen. Außerdem ist er als Regisseur der „erste Zuschauer“ und gibt Ihnen Feedback zu Tonqualität, Bildausschnitt und Sprechgeschwindigkeit.

Sie machen einen ersten Durchlauf der Präsentation. Stimmt die Anzeigequalität Ihrer Materialien? Ist durch die Webinartechnik alles noch so, wie es sein soll? Wenn es Schwierigkeiten gibt, ist jetzt noch Zeit für Korrekturen.

Tipp: Wenn Sie Ihre Powerpoint-Präsentation als Bilder speichern und dann Bild für Bild in eine neue Präsentation einsetzen, können Sie zu 100 Prozent sicherstellen, dass alles genauso angezeigt wird, wie Sie es wollen.

Testen Sie jetzt alle Links, die Sie im Laufe der Präsentation anbieten. Funktioniert alles? Haben Sie den Link zum Download der Folien auf einer der ersten Folien angeboten?

Ist der Chat bereit? Haben Sie neben dem öffentlichen Chat einen davon getrennten Chat nur für die Moderatoren eingerichtet? Eventuell können Sie auf diesem Wege Ihre Konzentration als Präsentierender voll auf die Inhalte legen, weil Ihr Co-Moderator Ihnen nur das weiterleitet, was relevant ist.

15 Minuten vor dem Start

Achten Sie darauf, dass alle anderen Programme auf Ihrem Rechner beendet sind, damit die volle Netzwerkleistung für das Webinar zur Verfügung steht. Beenden Sie E-Mail, Evernote, Dropbox und alle sonstigen Programme, die im Hintergrund auf das Internet zugreifen.

Holen Sie sich einen Krug mit Wasser oder eine Kanne Tee, damit Sie Ihre Stimmbänder während des Webinars feucht halten können. Eventuell gehen Sie vorher noch einmal zur Toilette.

5 Minuten vor dem Start

Sie öffnen den Raum und beginnen mit einer Begrüßung

„Schön, dass Sie schon vor Beginn hier sind. Wir beginnen pünktlich und in der Zwischenzeit möchten Sie sich vielleicht die Arbeitsmaterialien bereitlegen. Falls Sie diese noch nicht haben, ist hier der Link…

Und weil wir schon einige Teilnehmer im Raum haben: Woher kommen Sie?“

Wenn die Anwesenden jetzt beginnen, ihren Aufenthaltsort im Chat zu nennen, lesen Sie die Orte und die Namen laut vor. So beweisen Sie den Live-Status. Und jeder hat es gerne, wenn er wahrgenommen wird. Auf diese Weise erzeugen Sie eine lockere und sympathische Atmosphäre.

Es geht los!

Weisen Sie darauf hin, dass das Webinar aufgezeichnet wird und später als Aufzeichnung auch Dritten zur Verfügung steht. Erklären Sie, dass alle, die sich im Chat äußern, später auch mit ihren Einträgen in der Aufzeichnung sichtbar sein werden. Dann starten Sie die Aufzeichnung.

Begrüßen Sie nochmals alle Teilnehmer und beginnen Sie mit Ihrer Präsentation. Kündigen Sie an, dass Sie Fragen zu jeder Zeit zulassen, denn namhafte Webinarspezialisten haben herausgefunden, dass Sie damit wesentlich bessere Reaktionen im Publikum auslösen.

Webinare sind zwar live, aber gegenüber physischen Begegnungen wesentlich weniger intensiv. Daher ist es bei diesem Medium, das eine Distanz ähnlich dem Fernsehen herstellt, besonders wichtig, dass Sie Interaktionen begünstigen.

Bauen Sie Fragen, Umfragen und Abfragen ein. Mindestens alle 15 Minuten sollten Sie das Publikum aktivieren, vielleicht sogar noch häufiger. Seien Sie nicht enttäuscht, wenn nur 20-30% reagieren. Das ist normal.

Achten Sie auf einen schnellen Wechsel der Folien. Im Gegensatz zu einer Bühnensituation, wo die Präsenz des Redners überwiegt und die Folien zweitrangig oder gar verzichtbar sind, ist es in einem Webinar unbedingt notwendig, dass Sie auf einen spannenden und abwechslungsreichen Bildschirminhalt achten. Nichts ist langweiliger als ein „talking head“, also ein sprechender Kopf ohne Wechsel im Bildausschnitt. Wir sind inzwischen durch die Medien an eine spannende Bildregie gewöhnt und Webinare müssen deshalb ebenfalls nach allen Regeln der Kunst spannend gemacht werden.

Denken Sie daran, die CTA (Das Ziel Ihres Webinars) im Auge zu behalten. Eventuell wollen Sie schon vor dem Ende kurz darauf hinweisen. Schließlich ist das Ihr Ziel. Sie wollen, dass der Teilnehmer am Ende eine Aktion durchführt. Sei es ein Kauf oder eine andere Aktivität, die Sie von ihm verlangen. Seien Sie konzentriert und machen Sie nicht den Fehler, am Ende aus Erschöpfung eine müden und wenig klare Call to Action abzuliefern. Bleiben Sie konzentriert bis zum Schluss.

Vielleicht lohnt es sich, einen Bonus anzubieten, um die CTA zu befördern. Unserer Erfahrung nach ist ein Sonderpreis nicht besonders hilfreich. Besser ist eine Zugabe, die einen klaren Bezug zum Inhalt des Webinars hat. Eventuell ein kostenloses Buch, ein E-Book oder ein anderer wertvoller Inhalt, den man nur bekommt, wenn man innerhalb einer bestimmten Zeit reagiert.

Nachbereitung

Die meisten Teilnehmer werden auf die CTA nicht reagieren. Weil Sie die E-Mail-Adressen aller Teilnehmer haben, können Sie dennoch im Nachgang mehrere weitergehende Aufforderungen schalten. Es ist hilfreich, sich diesen Prozess der Nachbereitung genau zu überlegen und ihn umsichtig zu planen.

In einer Abfolge von Nachrichten können Sie den Teilnehmern weitere wertvolle Inhalte anbieten und auf Ihr Angebot hinweisen. Die wertvollen Inhalte sind die Aufzeichnung des Webinars, Ihre Folien sowie erneut das Arbeitsmaterial. Zusätzlich könnten Sie weiteren Content anbieten, der zum Inhalt des Webinars passt. Das können Artikel, Studien, Videos, Audioaufnahmen oder andere wertvolle Materialien sein.

Vielleicht wollen Sie jetzt ganz besonders auf die möglichen Hinderungsgründe einer Entscheidung eingehen und diese methodisch ausräumen. Was könnte eine Entscheidung bislang verhindert haben? Welche Unsicherheiten sind häufig geäußert worden, die Sie jedoch ganz einfach ausräumen können? Welche Missverständnisse haben sich ergeben, die jetzt schnell geklärt werden? Welche letzten Impulse könne Sie setzen, um die Entscheidung zu beflügeln?