Es gibt viele Tools für E-Mail-Marketing – und ActiveCampaign ist eines, das sich in den letzten Jahren zu einem der besten Anbieter entwickelt hat. Als Agentur nutzen wir das Tool schon länger für viele unserer Kunden. In diesem Artikel (den wir 2021 aktualisiert haben) möchten wir Ihnen daher von unseren Erfahrungen mit ActiveCampaign berichten und Ihnen die wichtigsten Funktionen vorstellen. Dabei beruhen unsere Urteile und Erläuterungen nicht auf einem stichprobenhaften Test sondern auf der Erfahrung aus mehreren Jahren aktiver Nutzung.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist ActiveCampaign?
- Die zentralen Funktionen von ActiveCampaign im Praxistest
- Sonstige Features und UX
- Unsere Erfahrungen zu ActiveCampaign: Vor- und Nachteile
- Unser Fazit: Was kann ActiveCampaign und für wen eignet es sich?
Was ist ActiveCampaign?
ActiveCampaign kombiniert Funktionen eines klassischen E-Mail-Marketing-Tools (Newsletter-Versand, E-Mail-Automation etc.) mit umfangreichen Vertriebs-Features (CRM, Sales Funnel). Außerdem können Sie Ihre direkte Kundenkommunikation per Webseiten-Chat, SMS und E-Mail über das Tool steuern. Zielgruppe von ActiceCampaign sind vor allem kleine und mittelständische Unternehmen.
USP im Bereich Marketing-Automatisierung ist die besonders übersichtliche und intuitiv zu bedienende Oberfläche, mit deren Hilfe Sie Workflows für alle kontaktbezogenen Prozesse im Marketing oder Vertrieb erstellen und visualisieren können.
Die zentralen Funktionen von ActiveCampaign in der Praxis
Schauen wir uns nun die zentralen Elemente von ActiveCampaign im Detail an. Jeder Bereich wurde im Laufe der letzten Jahre ausgiebig von uns getestet.
Kontakt- und Listmanagement
Das Management der E-Mail-Kontakte erfolgt in ActiveCampaign über Listen. Grundsätzlich ist es möglich, mit mehreren Listen für unterschiedliche Zielgruppen zu arbeiten. Im Sinne des einfacheren Managements empfehlen wir, nur eine Liste anzulegen und die Kontakte dann mithilfe von Tags zu segmentieren.
Ihre Kontakte (beispielsweise Empfänger von Newslettern oder Vertriebs-Leads) können Sie im integrierten CRM verwalten und bei Bedarf anhand vieler Faktoren, wie beispielsweise Kontaktdaten, Website-Aktivitäten oder Sales-Kriterien, segmentieren.
Jeder Kontakt in Ihrem Account hat ein übersichtliches Nutzerprofil, in dem Sie sämtliche erfasste Kontaktinformationen und Aktivitäten sehen können.
E-Mail-Kampagnen
Die Erstellung von E-Mail-Kampagnen, also einmal an eine bestimmte Empfängergruppe versendete Mails wie beispielsweise Newsletter, ist in ActiveCampaign kinderleicht. Im Grunde müssen Sie nur der Schritt-für-Schritt-Anleitung folgen, die Sie durch diesen Prozess führt. Zunächst legen Sie den Typ Ihrer Mail fest und geben der Kampagne einen Namen.
Anschließend wählen Sie Ihre Kontaktliste aus und bestimmen, ob alle Empfänger die Mail erhalten sollen, oder ob Sie sie nach bestimmten Kriterien segmentieren.
Sie haben dann die Möglichkeit, aus verschiedenen Templates zu wählen, ein eigenes zu nutzen oder eine Mail von Grund auf neu anzulegen.
Abschließend sehen Sie alle wichtigen Elemente (Absender, Betreff etc.) und Einstellungen im Überblick und können den Versandzeitpunkt planen. Vergessen Sie nicht, zum Schluss eine Test-Mail an sich selbst und eventuell einige Kollegen zu senden, um die fertige Mail hinsichtlich Darstellung und Inhalt zu prüfen.
Eine interessante Option bietet ActiveCampaign übrigens bei der Erstellung von CTAs: Wenn Sie einen Link in einer E-Mail einsetzen (zum Beispiel in einem Button), können Sie definieren, dass parallel zum Link-Klick eine bestimmte Aktion ausgelöst wird. So könnten Sie beispielsweise jedem, der einen bestimmten Link anklickt, einen Tag zuweisen, ihn einer Marketing-Automation hinzufügen oder auch von Ihrem Verteiler abmelden.
Marketing Automation mit ActiveCampaign
Kommen wir nun zum Herzstück von ActiveCampaign: Der Marketing-Automatisierung. Automations sind Workflows, die einmal definiert werden und dann durch bestimmte Auslöser (Trigger) gestartet werden. Einfaches Beispiel: Ein Kontakt fordert über ein Formular einen Leadmagnet an. Dieser wird ihm (nach der Bestätigung des Double-Opt-ins) automatisch per Mail zugesendet. Damit das funktioniert, müssen Sie im Hintergrund, das heißt im E-Mail-Tool, die nötigen Voraussetzungen geschaffen haben. Sie müssen also einmal definieren, bei welchem Ereignis die Mail mit genau diesem Leadmagnet versendet wird und brauchen sich hiernach nie wieder damit zu beschäftigen.
Bei der Erstellung eines Workflows können Sie sich von einem Einrichtungsassistenten leiten lassen. Dieser bietet Ihnen zunächst eine umfangreiche Sammlung an Mustern für Ihre Automation (Belege genannt). Sie können auswählen, ob Sie damit arbeiten oder ohne Vorlage starten möchten.
Die Muster-Workflows sind in fünf Typen gruppiert, abhängig vom Ziel: Ertrag erhöhen, Traffic erhöhen, Vertrieb automatisieren, Kontaktzufriedenheit erhöhen sowie Kontakte managen und tracken.
Auch Vertriebsprozesse können Sie hier auslösen, beispielsweise durch automatische Benachrichtigungen an Ihre Vertriebsmitarbeiter in Abhängigkeit vom User-Engagement. Praktisch ist in diesem Zusammenhang auch die Kombination mit externen Apps. So können Sie beispielsweise einrichten, dass nach der Vereinbarung eines Calendly-Termins Ihr gesamtes Vertriebsteam eine Benachrichtigung erhält.
Insbesondere für Onlineshops bietet ActiveCampaign zahlreiche Möglichkeiten, potenzielle Kunden zu bearbeiten: Abandoned Cart Reminder, Product Interest Follow-up, Review-Request, Split-Tests für Special Offers und vieles mehr.
Wenn Sie sich für die Nutzung einer Vorlage entscheiden, sind alle Schritte des Workflows bereits mit Platzhaltern vorangelegt. Sie müssen jetzt nur noch Ihre E-Mails individuell erstellen beziehungswiese andere Prozessschritte an Ihre Wünsche anpassen.
Im Screenshot sehen Sie beispielhaft die Muster-Automation „7 Day Drip“, in dem innerhalb von sieben Tagen jeden Tag eine neue E-Mail an den Empfänger gesendet wird.
ActiveCampaign bietet eine sehr übersichtliche Visualisierung von Workflows. Wie Sie auf dem Screenshot sehen, ist die Abfolge der Aktionen inklusive des Auslösers und der Wartezeiten auf einen Blick zu erfassen. Wie immer haben Sie am linken Bildschirmrand Zugriff auf das Hauptmenü. An der rechten Seite finden Sie das Bearbeitungsmenü für die Automation.
Wie Sie sehen, ist als Startauslöser für diesen Workflow eingerichtet, dass Kontakte sich einfach nur für die Liste „Content Marketing Star“ anmelden. Es gibt viele weitere Optionen, wie Sie Workflows auslösen. ActiveCampaign stellt eine Vielzahl an möglichen Auslösern zur Verfügung, die Sie über das Feld „neuen Trigger hinzufügen“ einsehen und auswählen können.
Neue Prozessschritte können Sie dem Workflow entweder durch einen Klick auf das Plus innerhalb der Visualisierung oder per Drag and Drop aus dem rechten Menü hinzufügen. Es stehen alle denkbaren Optionen zur Verfügung, vom E-Mail- oder SMS-Versand über Aktualisierungen des Kontaktes (Hinzufügen von Tags, Lead-Scoring o.ä.) bis hin zur Erstellung von Vertriebsaufgaben. Außerdem können Sie nach Belieben Verzweigungen (If/Else), Split-Tests oder Wartezeiten ergänzen.
Die Platzhalter-E-Mails können Sie entweder durch Klick auf ein einzelnes E-Mail-Element im Workflow bearbeiten oder indem Sie auf den Button „E-Mails ansehen“ am oberen Bildschirmrand klicken. Dort gelangen Sie zu einer Übersicht aller in diesem Workflow angelegten Mails. Dann können Sie sie der Reihe nach bearbeiten (mehr dazu im Abschnitt „Gestaltungsmöglichkeiten), fertigstellen und prüfen. Bei aktiven Automations sehen Sie in dieser Übersicht zusätzlich den Betreff, Absender und die Openrate der Mails.
Insgesamt lassen die Möglichkeiten zur Automatisierung in ActiveCampaign keine Wünsche offen. Alle denkbaren Prozesse können erstellt und auf eine klare Art visualisiert werden. Beziehungen zwischen verschiedenen Workflows werden darüber hinaus in einer Automationskarte angezeigt: Wenn man auf eine Automation klickt, erscheinen die Verbindungen zu anderen Workflows. Das ist sehr hilfreich dafür, auch bei komplexen Prozessen den Überblick zu behalten. Die Einrichtung der Workflows ist ebenfalls sehr einfach und auch für Ungeübte leicht umzusetzen.
Deals
ActiveCampaign hat einen starken Fokus auf die Verbindung von Marketing und Sales. So können die Marketing-Leads direkt in Deals umgewandelt und vom Vertrieb bearbeitet werden. Ein gesonderter Bereich für die Deals ermöglicht eine einfache und übersichtliche Bearbeitung. Jeder im Team kann so zu jedem Kontakt nachvollziehen, was der Bearbeitungsstatus ist und wie die Customer Journey aussah.
Lead-Scoring in ActiveCampaign
Das Lead-Scoring ermöglicht es Ihnen, Kontakte automatisiert anhand einmal definierter Regeln zu bewerten. Damit ist es beispielsweise möglich, automatisch die Kontakte mit dem besten Rating durch den Vertrieb kontaktieren zu lassen.
Beim Lead-Scoring werden einem Kontaktpunkte aufgrund eines bestimmten Verhaltens zugewiesen. Dies kann sich auf Kontaktdaten, Aktionen, Geografie, Website- und Ereignisdaten, Deal-Details, Zuordnung sowie Kontoinformationen der Person beziehen. Auch eine Kombination aus verschiedenen Kriterien ist möglich.
Monitoring und Reporting
Marketing- und Vertriebsaktivitäten müssen vernünftig analysiert und ausgewertet werden. Dazu bietet ActiveCampaign im Bereich „Berichte“ umfangreiche Möglichkeiten. So können die Ergebnisse der E-Mail-Kampagnen geprüft werden. Neben den Kennzahlen wie Open- und Klickrate sowie der Zahl der Abmeldungen gibt ActiveCampaign auch tiefere Einblicke in die verwendeten E-Mail-Clients und die geografischen Standorte der Empfänger. Diese Kennzahlen können Sie zu jeder versendeten E-Mail abrufen. Auch für die Mails Ihrer Automations stehen Ihnen diese ausführlichen Daten zur Verfügung.
Wenn Sie die Sales-Funktionen, Chatmöglichkeiten oder Ziele eingerichtet haben, finden Sie auch dazu alle notwendigen Kennzahlen in den Berichten. Auf diese Weise behalten Sie stets den Überblick über die relevanten Entwicklungen und Ergebnisse.
Preisstruktur
ActiveCampaign bietet – wie fast alle E-Mail-Tools – verschiedene Preispakete je nach gewünschtem Leistungsumfang an. Der Einstiegstarif startet derzeit ab 15$ pro Monat (bzw. 7.50$ im Rahmen einer Aktion) und beinhaltet Basic-Funktionen, bis zu drei User und maximal 500 Kontakte. Mit zunehmenden Features erhöht sich der Preis bis hin zur Enterprise-Version ab 279$/Monat. Ein Preisrechner auf der Webseite hilft, das passende Paket zu finden.
Ein wirklicher Vergleich zu anderen Anbietern ist immer schwierig, da der Leistungsumfang sich unterscheidet. Grundsätzlich gibt es aber andere Tools, wie beispielsweise Mailchimp, die schon in der kostenlosen Version zahlreiche nützliche Funktionen beinhalten und dann relativ moderat im Preis steigen. Allerdings hängt auch hier der Zahlbetrag von der Anzahl der Kontakte ab. Außerdem muss man sehen, dass ActiveCampaign viel bessere Features im Bereich der Sales-Automation bietet, was bei MailChimp keine Rolle spielt.
Sonstige Features und UX
Neben den schon genannten Features spielen aber noch weitere Funktionen eine wichtige Rolle in der täglichen Arbeit mit ActiveCampaign. Unsere Erfahrungen dazu:
Nutzerfreundlichkeit
Dank der kostenlosen Testphase ist es einfach, sich einen Eindruck von ActiveCampaign zu verschaffen.
Nach der Anmeldung werden Sie Schritt für Schritt durch die Einrichtung geführt und erhalten parallel eine Serie von E-Mails, die weitere Informationen und Ressourcen-Links liefern.
So wird der Start auch für Laien zu einem Kinderspiel. Falls Sie zuvor ein anderes System genutzt haben, können Sie dies angeben und bekommen die Möglichkeit, einen kostenlosen Migrationsservice zu nutzen. Diese Funktion haben wir bisher noch nicht ausprobiert, da auch der Import von Kontakten auf herkömliche Art leicht ist. Dazu später mehr.
Der Aufbau der Nutzeroberfläche ist durchdacht. Nach dem Onboarding und bei jedem weiteren Login landen Sie zunächst beim sogenannten Dashboard. Zu Beginn wird Ihnen am oberen Rand des Fensters Ihr Onboarding-Fortschritt angezeigt, sodass Sie jederzeit im Blick haben, welche Schritte Sie noch umsetzen sollten.
An der linken Seite befindet sich das Menü, über das Sie auf alle Bereiche direkt zugreifen können. Es ist gegliedert in die Rubriken Kontakte, Kampagnen, Automation, Deals, Unterhaltungen, Listen, Formulare und Berichte. Weiter unten gelangen Sie zu den Account-und Profil-Einstellungen und den verknüpften Apps.
Der zentrale Teil des Dashboards gibt Ihnen eine Übersicht über aktuelle Neuigkeiten, Aufgaben, Statistiken und Nutzeraktivitäten.
Alles in allem haben wir die Erfahrung gemacht, dass man sich – insbesondere, wenn man bereits mit ähnlichen Tools vertraut ist – schnell zurechtfindet. Die Nutzerführung ist durchdacht und intuitiv bedienbar, sodass jeder unserer Kunden alle Funktionen schnell findet. Die verwendeten Begriffe („Automation“, „Kampagne“, „Listen“ usw.) entsprechen dem allgemein gültigen Verständnis. Innerhalb kurzer Zeit kann man mit der Erstellung erster Inhalte beginnen.
Gestaltungsmöglichkeiten und individuelle Anpassung der E-Mails
E-Mails können mit ActiveCampaign (fast) ganz nach Belieben gestaltet werden. Sinnvoll ist dabei, sich zunächst ein Template zu erstellen und dieses abzuspeichern. Auch einzelne Inhaltsblöcke können Sie als Vorlage sichern und immer wieder verwenden. So können Sie sich bei der Erstellung künftiger Mails komplett auf den Inhalt konzentrieren und verschwenden keine Zeit mit der Anpassung von Farben, Schriftarten oder Abständen.
ActiveCampaign bietet einen intuitiv nutzbaren E-Mail-Editor. Am oberen Bildschirmrand finden Sie allgemeine Einstellungen für die E-Mail, an der rechten Seite einen Drag-and-Drop-Builder, um weitere Elemente hinzuzufügen. Durch Klick auf einzelne E-Mail-Elemente (z.B. das Bild oder ein Textfeld) öffnen sich an der rechten Seite die Anpassungsoptionen für dieses Element. Hier können Sie nun Farben, Zeilenhöhe, Ränder und Abstände definieren. Das bietet Vor- und Nachteile: Einerseits ist es möglich, fast alle Elemente individuell anzupassen, andererseits können Sie sich schnell in Details verlieren. Besonders, wenn Sie im Team arbeiten, sollten Sie die Templatefunktion nutzen und verhindern, dass jeder Mitarbeiter das Layout einzelner Mails nach eigenem Dafürhalten ändert.
Praktisch ist außerdem, dass Grafiken einfach per Drag and Drop aus dem Finder in die E-Mail platziert werden können.
Ein paar Kritikpunkte haben wir aber an den Gestaltungsmöglichkeiten der E-Mails. Es gibt keine schönen „Default“-Einstellungen – also beispielsweise voreingestellte Abstände rund um einen Textblock, die in den meisten Fällen passen würden. Daher muss man bei der Erstellung des Templates einmal relativ viel Aufwand investieren, um ein vorzeigbares Design zu entwickeln.
Nicht optimal gelöst ist außerdem, dass sich manche Anpassungsmöglichkeiten im Editor erst öffnen, nachdem man beispielsweise die Pixelanzahl des Randes geändert hat. Nach diesen versteckten Optionen haben wir zum Teil länger gesucht und ungeübte Nutzer könnten hier Probleme haben.
Schriftarten können Sie für jedes Textelement aus einer Reihe von Standardschriften auswählen. Eigene Schriften können mittels HTML integriert werden, ActiveCampaign rät allerdings dazu, die Standard-Fonts zu verwenden, um eine gute Darstellung in allen E-Mail-Clients sicherzustellen.
Leider können die Schriftformate (Absatz, H1, H2 etc.) für die Texte nicht zentral für die komplette E-Mail definiert werden, sondern müssen für jeden Textblock neu festgelegt werden.
Das Double-Opt-In-Verfahren in ActiveCampaign
Spätestens seit der DSGVO ist es unabdingbar, das sogenanntes Double-Opt-In-Verfahren einzurichten. Das bedeutet, dass Interessenten, die sich auf Ihrer Webseite über ein Formular in Ihren E-Mail-Verteiler eintragen, zunächst eine Bestätigungs-E-Mail erhalten und dort einen Bestätigungs-Link anklicken müssen.
Tatsächlich ist dies die einzige Funktion, die in ActiveCampaign etwas versteckt ist: Hier richtet man das Double-Opt-in nicht auf Listen- oder Account-Ebene ein, sondern individuell für jedes Formular.
Sie erstellen also zunächst ein Formular, klicken dann im Menü auf der rechten Seite in die Optionen und richten dort ein, welcher Liste die Kontakte hinzugefügt werden. Über das Zahnrad neben der Liste öffnet sich dann ein neues Bearbeitungsfenster, in dem Sie das Double-Opt-in aktivieren und die Opt-in-Confirmation-E-Mail nach Ihren Wünschen anpassen können.
Per Default sieht die Double-Opt-In-Mail in ActiveCampaign so aus:
Glücklicherweise ist auch hier das Design fast komplett individualisierbar, sodass wir innerhalb weniger Minuten diese Mail erstellen konnten:
Import von Kontakten nach ActiveCampaign
Vorhandene Kontaktlisten können Sie problemlos importieren. Dieser Vorgang ist einfach verständlich und bietet alle gewünschten Funktionen, wie beispielsweise die Vergabe von Tags oder die Aktualisierung bereits vorhandener Nutzer.
Je nach gewähltem Leistungspaket ist es auch möglich, externe Datenbanken zu verknüpfen und zu synchronisieren.
Integrationen von ActiveCampaign und anderen Tools
Um Formulare zur Leadgenerierung auf Webseiten einzubinden, bietet ActiveCampaign einen eigenen Formbuilder. Wir nutzen stattdessen lieber WordPress-Plugins wie Thrive Leads, das wir aber problemlos mittels API verknüpfen können. Dazu muss man in ActiveCampaign ein Formular erstellen, das dann in ThriveLeads verknüpft wird. Über dieses Formular kann man dann einmalig das Double-Opt-in wie zuvor beschrieben einrichten.
Unsere Erfahrungen zu ActiveCampaign: Vor- und Nachteile
Dank unserer langjährigen Erfahrungen haben wir einen guten Überblick über die Funktionen von ActiveCampaign und konnten fast alle Features schon erfolgreich in der Praxis für Kunden nutzen. Sehen wir uns nun abschließend die wichtigsten Vor- und Nachteile noch einmal im Überblick an:
Vorteile:
- ActiveCampaign erfüllt alle Anforderungen an ein funktionales E-Mail-Tool (Newsletter, Listmanagement usw.)
- Generell einfache Bedienung, gute Nutzerführung
- Optimale Verbindung von Marketing und Sales durch Sales-CRM, Deals und Website-Chat
- Umfassende Marketing-Automation mit sehr guter Visualisierung
- Vielfältige Segmentierungsmöglichkeiten für Kontakte
- Einfache Verknüpfung mit externen Tools wie z.B. Thrive Leads, Calendly usw.
- Übersichtliches Reporting
Nachteile:
- Relativ hoher Preis bei vollem Funktionsumfang und vielen Kontakten
- Einzelne Funktionen sind versteckt (z.B. Double-Opt-in, verschiedene Anpassungsmöglichkeiten im Mail-Editor)
- Footer in der Opt-in-Confirmation-E-Mail ist nicht anpassbar
Unser Fazit: Was kann ActiveCampaign und für wen eignet es sich?
Unsere Erfahrungen mit ActiveCampaign zeigen: Es ist ein sehr mächtiges Tool und reicht mit seinen Funktionen weit über ein einfaches Newsletter-Versandsystem hinaus. Die umfangreichen Möglichkeiten, Automatisierungen für alle relevanten Bereiche von Marketing und Vertrieb zu erstellen, überzeugen uns absolut. Die übersichtliche Visualisierung der Automations macht es leicht, Prozesse zu planen und nachzuvollziehen. Technisch konnten wir bisher kaum Probleme oder Bugs feststellen. Durch die Integration der CRM-Funktionen können Marketing und Vertrieb Hand in Hand arbeiten und optimale Sales-Funnel erstellen.
Für wen eignet sich ActiveCampaign nun also? Im Grunde passt das Tool für jedes Unternehmen, das sich eine professionelle Online-Marketing-Strategie aufbauen möchte. ActiveCampaign selbst legt seinen Fokus auf kleine und mittelständische Unternehmen, für die es passende Leistungspakete je nach gewünschtem Funktionsumfang ab derzeit 7.50$ pro Monat gibt.
Übrigens: Aufgrund unserer guten Erfahrungen mit dem Tool sind wir seit 2021 als Agentur Partner von ActiceCampaign.