Es gibt viele Tools für E-Mail-Marketing – und ActiveCampaign ist eines, das immer häufiger positiv bewertet wird. Schon 2016 haben wir das Tool getestet und in unserem umfassenden E-Mail-Tool-Test darüber berichtet. Seitdem wurde ActiveCampaign laufend weiterentwickelt und optimiert, sodass es nun (Februar 2020) Zeit für einen neuen, ausführlichen Check wurde. In diesem Artikel lernen Sie die wichtigsten Funktionen von ActiveCampaign kennen und erfahren, wie unser Urteil ausfällt: Was taugt das Tool wirklich?

Die wichtigsten Features von ActiveCampaign im Überblick

ActiveCampaign kombiniert Funktionen eines klassischen E-Mail-Newsletter-Tools (Newsletter-Versand, E-Mail-Automation etc.) mit umfangreichen Vertriebs-Features (CRM, Sales Funnel). Außerdem kann die direkte Kundenkommunikation per Webseiten-Chat, SMS und E-Mail darüber gesteuert werden.
USP im Bereich Marketing-Automatisierung ist die besonders übersichtliche und intuitiv zu bedienende Oberfläche, mit deren Hilfe Workflows erstellt und visualisiert werden können.

Die zentralen Features im Praxistest

Schauen wir uns nun die zentralen Elemente von ActiveCampaign im Detail an.

Nutzerfreundlichkeit

Dank der kostenlosen Testphase ist es einfach, sich einen Eindruck von ActiveCampaign zu verschaffen.
Nach der Anmeldung werden Sie Schritt für Schritt durch die Einrichtung geführt und erhalten parallel eine Serie von E-Mails, die weitere Informationen und Ressourcen-Links liefern.

 

 

So wird der Start auch für Laien zu einem Kinderspiel. Falls Sie zuvor ein anderes System genutzt haben, können Sie dies angeben und bekommen die Möglichkeit, einen kostenlosen Migrationsservice zu nutzen. Diese Funktion haben wir in unserem Test jedoch nicht ausprobiert.

Der Aufbau der Nutzeroberfläche ist durchdacht. Nach dem Onboarding und bei jedem weiteren Login landen Sie zunächst beim sogenannten Dashboard. Zu Beginn wird Ihnen am oberen Rand des Fensters Ihr Onboarding-Fortschritt angezeigt, sodass Sie jederzeit im Blick haben, welche Schritte Sie noch umsetzen sollten.

An der linken Seite befindet sich das Menü, über das Sie auf alle Bereiche direkt zugreifen können. Es ist gegliedert in die Rubriken Kontakte, Kampagnen, Automation, Deals, Unterhaltungen, Listen, Formulare und Berichte. Weiter unten gelangen Sie zu den Account-und Profil-Einstellungen und den verknüpften Apps.
Der zentrale Teil des Dashboards gibt Ihnen eine Übersicht über aktuelle Neuigkeiten, Aufgaben, Statistiken und Nutzeraktivitäten.

Alles in allem haben wir die Erfahrung gemacht, dass man sich – insbesondere, wenn man bereits mit ähnlichen Tools vertraut ist – schnell zurechtfindet. Die Nutzerführung ist durchdacht und intuitiv bedienbar, sodass wir alle Funktionen schnell gefunden haben. Die verwendeten Begriffe („Automation“, „Kampagne“, „Listen“ usw.) entsprechen dem allgemein gültigen Verständnis. Innerhalb kurzer Zeit konnten wir mit der Erstellung erster Inhalte beginnen.

Gestaltungsmöglichkeiten und individuelle Anpassung der E-Mails

E-Mails können mit ActiveCampaign (fast) ganz nach Belieben gestaltet werden. Sinnvoll ist dabei, sich zunächst ein Template zu erstellen und dieses abzuspeichern. Auch einzelne Inhaltsblöcke können Sie als Vorlage sichern und immer wieder verwenden. So können Sie sich bei der Erstellung künftiger Mails komplett auf den Inhalt konzentrieren und verschwenden keine Zeit mit der Anpassung von Farben, Schriftarten oder Abständen.

ActiveCampaign bietet einen intuitiv nutzbaren E-Mail-Editor. Am oberen Bildschirmrand finden Sie allgemeine Einstellungen für die E-Mail, an der rechten Seite einen Drag-and-Drop-Builder, um weitere Elemente hinzuzufügen. Durch Klick auf einzelne E-Mail-Elemente (z.B. das Bild oder ein Textfeld) öffnen sich an der rechten Seite die Anpassungsoptionen für dieses Element. Hier können Sie nun Farben, Zeilenhöhe, Ränder und Abstände definieren. Das bietet Vor- und Nachteile: Einerseits ist es möglich, fast alle Elemente individuell anzupassen, andererseits können Sie sich schnell in Details verlieren. Besonders, wenn Sie im Team arbeiten, sollten Sie die Templatefunktion nutzen und verhindern, dass jeder Mitarbeiter das Layout einzelner Mails nach eigenem Dafürhalten ändert.

Praktisch ist außerdem, dass Grafiken einfach per Drag and Drop aus dem Finder in die E-Mail platziert werden können.

Ein paar Kritikpunkte haben wir aber an den Gestaltungsmöglichkeiten der E-Mails. Es gibt keine schönen „Default“-Einstellungen – also beispielsweise voreingestellte Abstände rund um einen Textblock, die in den meisten Fällen passen würden. Daher muss man bei der Erstellung des Templates einmal relativ viel Aufwand investieren, um ein vorzeigbares Design zu entwickeln.
Nicht optimal gelöst ist außerdem, dass sich manche Anpassungsmöglichkeiten im Editor erst öffnen, nachdem man beispielsweise die Pixelanzahl des Randes geändert hat. Nach diesen versteckten Optionen haben wir zum Teil länger gesucht und ungeübte Nutzer könnten hier Probleme haben.

 

Schriftarten können Sie für jedes Textelement aus einer Reihe von Standardschriften auswählen. Eigene Schriften können mittels HTML integriert werden, ActiveCampaign rät allerdings dazu, die Standard-Fonts zu verwenden, um eine gute Darstellung in allen E-Mail-Clients sicherzustellen.
Leider können die Schriftformate (Absatz, H1, H2 etc.) für die Texte nicht zentral für die komplette E-Mail definiert werden, sondern müssen für jeden Textblock neu festgelegt werden.

Listmanagement

Das Management der E-Mail-Kontakte erfolgt in Active-Campaign über Listen. Grundsätzlich ist es möglich, mit mehreren Listen für unterschiedliche Zielgruppen zu arbeiten. Im Sinne der Datensparsamkeit und des einfacheren Managements empfehlen wir jedoch, nur eine Liste anzulegen und die Kontakte dann mithilfe von Tags zu segmentieren. Meldet sich jemand von Ihren E-Mails ab, ist auf diese Weise sichergestellt, dass er tatsächlich keine mehr erhält und nicht zufällig noch in einer anderen Liste aktiv ist.
Ihre Empfänger (beispielsweise für Newsletter) können Sie anhand vieler Faktoren, wie beispielsweise Kontaktdaten, Website-Aktivitäten oder Sales-Kriterien, einschränken.
Jeder Kontakt in Ihrem Account hat ein übersichtliches Nutzerprofil, in dem Sie sämtliche erfasste Kontaktinformationen und Aktivitäten sehen können.


Das Double-Opt-In-Verfahren

Spätestens seit der DSGVO ist es sinnvoll und nötig, ein sogenanntes Double-Opt-In-Verfahren einzurichten. Das bedeutet, dass Interessenten, die sich auf Ihrer Webseite über ein Formular in Ihren E-Mail-Verteiler eintragen, zunächst eine Bestätigungs-E-Mail erhalten und dort einen Bestätigungs-Link anklicken müssen.
Tatsächlich ist dies die einzige Funktion, die wir in ActiveCampaign kurz suchen mussten: Hier richtet man das Double-Opt-in nicht auf Listen- oder Account-Ebene ein, sondern individuell für jedes Formular.

Sie erstellen also zunächst ein Formular, klicken dann im Menü auf der rechten Seite in die Optionen und richten dort ein, welcher Liste die Kontakte hinzugefügt werden. Über das Zahnrad neben der Liste öffnet sich dann ein neues Bearbeitungsfenster, in dem Sie das Double-Opt-in aktivieren und die Opt-in-Confirmation-E-Mail nach Ihren Wünschen anpassen können.

Per Default sieht diese Mail so aus:

Glücklicherweise ist auch hier das Design fast komplett individualisierbar, sodass wir innerhalb weniger Minuten diese Mail erstellen konnten:

Import von Kontakten

Vorhandene Kontaktlisten können Sie problemlos importieren. Dieser Vorgang ist einfach verständlich und bietet alle gewünschten Funktionen, wie beispielsweise die Vergabe von Tags oder die Aktualisierung bereits vorhandener Nutzer.

Je nach gewähltem Leistungspaket ist es auch möglich, externe Datenbanken zu verknüpfen und zu synchronisieren.

Lead-Scoring

Das Lead-Scoring ermöglicht es Ihnen, Kontakte automatisiert anhand einmal definierter Regeln zu bewerten. Damit ist es beispielsweise möglich, automatisch die Kontakte mit dem besten Rating durch den Vertrieb kontaktieren zu lassen.

Beim Lead-Scoring werden einem Kontaktpunkte aufgrund eines bestimmten Verhaltens zugewiesen. Dies kann sich auf Kontaktdaten, Aktionen, Geografie, Website- und Ereignisdaten, Deal-Details, Zuordnung sowie Kontoinformationen der Person beziehen. Auch eine Kombination aus verschiedenen Kriterien ist möglich.

E-Mail-Kampagnen

Die Erstellung von E-Mail-Kampagnen, also einmal an eine bestimmte Empfängergruppe versendete Mails wie beispielsweise Newsletter, ist in ActiveCampaign kinderleicht. Im Grunde müssen Sie nur der Schritt-für-Schritt-Anleitung folgen, die Sie durch diesen Prozess führt. Zunächst legen Sie Typ Ihrer Mail fest und geben der Kampagne einen Namen.

Anschließend wählen Sie Ihre Kontaktliste aus und bestimmen, ob alle Empfänger die Mail erhalten sollen, oder ob Sie sie nach bestimmten Kriterien segmentieren.
Sie haben dann die Möglichkeit, aus verschiedenen Templates zu wählen, ein eigenes zu nutzen oder eine Mail von Grund auf neu anzulegen.
Abschließend sehen Sie alle wichtigen Elemente (Absender, Betreff etc.) und Einstellungen im Überblick und können den Versandzeitpunkt planen. Vergessen Sie nicht, zum Schluss eine Test-Mail an sich selbst und eventuell einige Kollegen zu senden, um die fertige Mail hinsichtlich Darstellung und Inhalt zu prüfen.

Eine interessante Option bietet ActiveCampaign übrigens bei der Erstellung von CTAs: Wenn Sie einen Link in einer E-Mail einsetzen (zum Beispiel in einem Button), können Sie definieren, dass parallel zum Link-Klick eine bestimmte Aktion ausgelöst wird. So könnten Sie beispielsweise jedem, der einen bestimmten Link anklickt, einen Tag zuweisen, ihn einer Automation hinzufügen oder auch von Ihrem Verteiler abmelden.

Marketing Automation

Kommen wir nun zum Herzstück von ActiveCampaign: Der Marketing-Automatisierung. Automations sind Workflows, die einmal definiert werden und dann durch bestimmte Auslöser (Trigger) gestartet werden. Einfaches Beispiel: Ein Kontakt fordert über ein Formular einen Leadmagnet an. Dieser wird ihm (nach der Bestätigung des Double-Opt-ins) automatisch per Mail zugesendet. Damit das funktioniert, müssen Sie im Hintergrund, das heißt im E-Mail-Tool, die nötigen Voraussetzungen geschaffen haben. Sie müssen also einmal definieren, bei welchem Ereignis die Mail mit genau diesem Leadmagnet versendet wird und brauchen sich hiernach nie wieder damit zu beschäftigen.

Bei der Erstellung eines Workflows können Sie sich von einem Einrichtungsassistenten leiten lassen. Dieser bietet Ihnen zunächst eine umfangreiche Sammlung an Mustern für Ihre Automation (Belege genannt). Sie können auswählen, ob Sie damit arbeiten oder ohne Vorlage starten möchten.

Die Muster-Workflows sind in fünf Typen gruppiert, abhängig vom Ziel: Ertrag erhöhen, Traffic erhöhen, Vertrieb automatisieren, Kontaktzufriedenheit erhöhen sowie Kontakte managen und tracken.
Auch Vertriebsprozesse können Sie hier auslösen, beispielsweise durch automatische Benachrichtigungen an Ihre Vertriebsmitarbeiter in Abhängigkeit vom User-Engagement. Praktisch ist in diesem Zusammenhang auch die Kombination mit externen Apps. So können Sie beispielsweise einrichten, dass nach der Vereinbarung eines Calendly-Termins eine Benachrichtigung an das gesamte Team gesendet wird.
Insbesondere für Onlineshops bietet ActiveCampaign zahlreiche Möglichkeiten, potenzielle Kunden zu bearbeiten: Abandoned Cart Reminder, Product Interest Follow-up, Review-Request, Split-Tests für Special Offers und vieles mehr.

Wenn Sie sich für die Nutzung einer Vorlage entscheiden, sind alle Schritte des Workflows bereits mit Platzhaltern vorangelegt. Sie müssen jetzt nur noch Ihre E-Mails individuell erstellen beziehungswiese andere Prozessschritte an Ihre Wünsche anpassen.

Im Screenshot sehen Sie beispielhaft den Muster-Workflow „7 Day Drip“, in dem innerhalb von sieben Tagen jeden Tag eine neue E-Mail an den Empfänger gesendet wird.

ActiveCampaign bietet eine sehr übersichtliche Visualisierung von Workflows. Wie Sie auf dem Screenshot sehen, ist die Abfolge der Aktionen inklusive des Auslösers und der Wartezeiten auf einen Blick zu erfassen. Wie immer haben Sie am linken Bildschirmrand Zugriff auf das Hauptmenü. An der rechten Seite finden Sie das Bearbeitungsmenü für die Automation.

Wie Sie sehen, ist als Startauslöser für diesen Workflow eingerichtet, dass Kontakte sich einfach nur für die Liste „Content Marketing Star“ anmelden. Es gibt viele weitere Optionen, wie Sie Workflows auslösen. ActiveCampaign stellt eine Vielzahl an möglichen Auslösern zur Verfügung, die Sie über das Feld „neuen Trigger hinzufügen“ einsehen und auswählen können.

Neue Prozessschritte können Sie dem Workflow entweder durch einen Klick auf das Plus innerhalb der Visualisierung oder per Drag and Drop aus dem rechten Menü hinzufügen. Es stehen alle denkbaren Optionen zur Verfügung, vom E-Mail- oder SMS-Versand über Aktualisierungen des Kontaktes (Hinzufügen von Tags, Lead-Scoring o.ä.) bis hin zur Erstellung von Vertriebsaufgaben. Außerdem können Sie nach Belieben Verzweigungen (If/Else), Split-Tests oder Wartezeiten ergänzen.

Die Platzhalter-E-Mails können Sie entweder durch Klick auf ein einzelnes E-Mail-Element im Workflow bearbeiten oder indem Sie auf den Button „E-Mails ansehen“ am oberen Bildschirmrand klicken. Dort gelangen Sie zu einer Übersicht aller in diesem Workflow angelegten Mails. Dann können Sie sie der Reihe nach bearbeiten (mehr dazu im Abschnitt „Gestaltungsmöglichkeiten), fertigstellen und prüfen. Bei aktiven Automations sehen Sie in dieser Übersicht zusätzlich den Betreff, Absender und die Openrate der Mails.

Insgesamt lassen die Workflows in ActiveCampaign keine Wünsche offen. Alle denkbaren Prozesse können erstellt und auf eine klare Art visualisiert werden. Beziehungen zwischen verschiedenen Workflows werden darüber hinaus in einer Automationskarte angezeigt: Wenn man auf eine Automation klickt, erscheinen die Verbindungen zu anderen Workflows. Das ist sehr hilfreich dafür, auch bei komplexen Prozessen den Überblick zu behalten. Die Einrichtung der Workflows ist ebenfalls sehr einfach und auch für Ungeübte leicht umzusetzen.

Integrationen

Um Formulare zur Leadgenerierung auf Webseiten einzubinden, bietet ActiveCampaign einen eigenen Formbuilder. Wir nutzen stattdessen lieber das WordPress-Plugin Thrive Leads, das aber problemlos mittels API verknüpft werden kann. Trotzdem muss in ActiveCampaign mindestens ein Formular erstellt werden, das dann in ThriveLeads verknüpft wird. Über dieses Formular wird dann auch das Double-Opt-in wie zuvor beschrieben eingerichtet. In unserem Test wurden stets sämtliche Kontaktdaten über Thrive korrekt an ActiveCampaign übermittelt.
Wir gehen davon aus, dass die Integration anderer externer Tools und Plugins ähnlich problemlos funktioniert.

Monitoring und Reporting

Natürlich müssen Marketing- und Vertriebsaktivitäten vernünftig analysiert und ausgewertet werden. Dazu bietet ActiveCampaign im Bereich „Berichte“ umfangreiche Möglichkeiten. So können natürlich die Ergebnisse der E-Mail-Kampagnen geprüft werden. Neben den Kennzahlen wie Open- und Klickrate sowie der Zahl der Abmeldungen gibt ActiveCampaign auch tiefere Einblicke in die verwendeten E-Mail-Clients und die geografischen Standorte der Empfänger. Diese Kennzahlen können Sie zu jeder versendeten E-Mail abrufen. Auch für die Mails Ihrer Automations stehen Ihnen diese ausführlichen Daten zur Verfügung.
Wenn Sie die Sales-Funktionen, Chatmöglichkeiten oder Ziele eingerichtet haben, finden Sie auch dazu alle notwendigen Kennzahlen in den Berichten. Auf diese Weise behalten Sie stets den Überblick über die relevanten Entwicklungen und Ergebnisse.

Preisstruktur

ActiveCampaign bietet – wie fast alle E-Mail-Tools – verschiedene Preispakete je nach gewünschtem Leistungsumfang an. Der Einstiegstarif startet derzeit ab 9$ pro Monat (bei jährlicher Zahlung) und beinhaltet Basic-Funktionen, bis zu drei User und maximal 500 Kontakte. Mit zunehmenden Features erhöht sich der Preis bis hin zur Enterprise-Version ab 229$/Monat. Ein Preisrechner auf der Webseite hilft, das passende Paket zu finden, er funktioniert allerdings nur bis zu einer Anzahl von 25000 Kontakten.

Ein wirklicher Vergleich zu anderen Anbietern ist immer schwierig, da der Leistungsumfang sich unterscheidet. Grundsätzlich gibt es aber andere Tools, wie beispielsweise Mailchimp, die schon in der kostenlosen Version zahlreiche nützliche Funktionen beinhalten und dann relativ moderat im Preis steigen. Allerdings hängt auch hier der Zahlbetrag von der Anzahl der Kontakte ab.

Gegenüberstellung: Vor- und Nachteile von ActiveCampaign

Nach unserem ausführlichen Check haben wir einen guten Überblick über die Funktionen von ActiveCampaign erhalten und konnten einige Optionen erfolgreich in der Praxis testen. Sehen wir uns nun abschließend die wichtigsten Vor- und Nachteile noch einmal im Überblick an:

Vorteile:

  • Alle Anforderungen an ein funktionales E-Mail-Tool werden erfüllt (Newsletter, Listmanagement usw.)
  • Generell einfache Bedienung, gute Nutzerführung
  • Zusätzliche Funktionen wie Sales-CRM, Website-Chat
  • Umfassende Automation-Möglichkeiten mit sehr guter Visualisierung
  • Vielfältige Segmentierungsmöglichkeiten für Kontakte
  • Verbindung von Marketing und Vertrieb
  • Einfache Verknüpfung mit externen Tools wie z.B. Thrive Leads, Calendly usw.
  • Übersichtliches Reporting (soweit im Test ersichtlich)

Nachteile:

  • Relativ hoher Preis bei vollem Funktionsumfang und vielen Kontakten
  • Einzelne Funktionen sind versteckt (z.B. Double-Opt-in, verschiedene Anpassungsmöglichkeiten im Mail-Editor)
  • Footer in der Opt-in-Confirmation-E-Mail ist nicht anpassbar

Unser Fazit: Was kann ActiveCampaign und für wen eignet es sich?

ActiveCampaign ist ein sehr mächtiges Tool und reicht mit seinen Funktionen weit über ein einfaches Newsletter-Versandsystem hinaus. Die umfangreichen Möglichkeiten, Automatisierungen für alle relevanten Bereiche von Marketing und Vertrieb zu erstellen, überzeugen uns absolut. Die übersichtliche Visualisierung der Automations macht es leicht, Prozesse zu planen und nachzuvollziehen. Technisch konnten wir im Test keine Probleme oder Bugs feststellen.
Durch die Integration der CRM-Funktionen können Marketing und Vertrieb Hand in Hand arbeiten und optimale Sales-Funnel erstellen.

Für wen eignet sich ActiveCampaign nun also? Im Grunde passt das Tool für jedes Unternehmen, das sich eine durchdachte Online-Marketing-Strategie aufbauen möchte. ActiveCampaign selbst legt seinen Fokus auf kleine und mittelständische Unternehmen, für die es passende Leistungspakete je nach gewünschtem Funktionsumfang ab derzeit 9$ pro Monat gibt. Wer allerdings primär Newsletter versenden möchte und keine komplexen Automatismen benötigt, der ist mit weniger umfangreichen Tools wahrscheinlich glücklicher.